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mulher de cabelo branca segura uma prancheta a frente de um corredor escolar

Por Redação Wizard
15 de dezembro de 2021

Um processo de rematrícula bem planejado é sinônimo de sucesso e se preparar com antecedência pode ser um diferencial para sua escola de idiomas.

É tradição. Após o fim de cada período em uma instituição de ensino, para prosseguir é preciso fazer a renovação de matrícula, a chamada rematrícula. E não é exagero dizer que a sobrevivência de uma escola depende muito do período de rematrícula. Bem-sucedido, esse movimento garante a saúde financeira da instituição.

Diferentemente de outros tipos de empresa, a escola tem um funcionamento muito próprio, pensado em torno do calendário anual. Por conta disso, é fundamental que haja um planejamento elaborado de modo a integrar toda a gestão escolar.

A excelência de uma escola depende, também, da organização criteriosa do seu cronograma anual, com destaque para a época de matrícula, crucial e que merece toda atenção da gestão escolar.

Cabe ao gestor de uma franquia de uma escola de idiomas planejar e executar as estratégias para o período da rematrícula, conforme a realidade e o contexto nos quais a instituição está inserida. Ao mesmo tempo, ele deve estar atento para mudar as ações que não se mostrarem efetivas. Afinal, não há uma fórmula milagrosa. E diferentes variáveis podem afetar o planejamento inicial.

Conhecer bem o universo da instituição é fator decisivo. Acompanhe, a seguir, os principais motivos que uma escola tem para se empenhar na campanha de rematrícula.

5 motivos para fazer campanha de rematrícula

1. Antecipação em relação à concorrência

Essa ação faz com que a instituição de ensino consiga reter os alunos antes mesmo que outras escolas entrem na temporada de matrícula. Assim, é possível garantir que seus alunos permaneçam na escola atual sem que os concorrentes consigam atraí-los.

Antecipando este momento, seu negócio sai na frente dos outros estabelecimentos de ensino. Você logo vai fechar também novas matrículas, enquanto o mercado ainda nem iniciou esse movimento.

2. Acompanhamento do crescimento dos alunos

Quem já trocou de escola alguma vez sabe que há dificuldades nessa situação. No caso de adolescentes, o período de adaptação é um desafio adicional porque eles perdem uma rede de suporte que já tinham. Há uma demora maior na socialização.Trata-se de um ótimo argumento a ser utilizado com os pais para justificar a permanência de seus filhos na sua escola. E não é algo improcedente. Afinal, a mudança de escola causa impacto na formação e no desenvolvimento emocional do aluno.

3. Identificar alunos que podem trocar de escola

O processo de rematrícula é uma grande oportunidade para detectar movimento de alunos prestes a deixar a escola. Quando os alunos ou responsáveis adiam a decisão de fazer a rematrícula para o ano seguinte, acende-se um sinal de alerta.

Geralmente, alunos com baixo desempenho, inadimplentes ou que sofrem bullying, por exemplo, estão mais propensos a não fazer sua rematrícula. Cabe à escola se antecipar e tentar resolver os problemas no momento em que ocorrem e negociar reservadamente com cada um.

4. Prova de sucesso da instituição de ensino

Quem investe em campanhas de rematrícula e é bem-sucedido pode mostrar que não tem problemas para reter seus alunos. Esse processo é uma espécie de termômetro útil para avaliar a qualidade da escola de idiomas.

É importante observar se tem havido baixa permanência dos alunos, pode significar que há algo de errado em alguma parte da engrenagem escolar. Esse diagnóstico é riquíssimo e pode basear um bom plano de ação para reverter o momentâneo insucesso.

5. Custo baixo para campanha de rematrícula

O acesso à internet proporciona alcançar muitas pessoas ao mesmo tempo, em diferentes plataformas. Isso é chave para a estratégia vencedora na campanha de rematrícula. Outro aspecto importante é ter em mente que o marketing deixou de ser pensado de forma massificada.

Hoje, com a identificação do público-alvo, bem como todos os seus atributos, é possível a realização de campanhas mais objetivas e, ao mesmo tempo, mais eficazes. Vale se inteirar sobre a forma mais adequada de aplicar a tecnologia a favor da campanha, de modo a não ter um efeito contrário também.

O e-mail e os aplicativos de troca de mensagem devem ser analisados antes e durante o desenvolvimento das campanhas de rematrícula.

Como fazer uma campanha de rematrícula eficiente

Confira algumas sugestões para você estruturar uma campanha de rematrícula que traga resultados para a sua escola de idiomas:

1. Estabeleça uma meta de rematrícula

Além de estimular o time, criar metas demonstra que a instituição tem clareza sobre onde quer chegar. É claro que o máximo de taxa de rematrícula deve ser perseguido, mas use as metas também como forma de compreender como agir em relação a cada ano.

Qual o percentual de crescimento em relação ao período anterior? É essencial entender também as razões das não renovações de matrícula. São informações que ajudam a todos a compreender quais os pontos que devem ser trabalhados para manter um ambiente receptivo aos alunos.

2. Tenha uma equipe exclusiva para a rematrícula

Coloque pessoas com foco exclusivo no processo de rematrícula. Quando há muitas pessoas responsáveis por várias tarefas, é provável que nenhuma delas sejam realizadas adequadamente.

No caso de a instituição não conseguir designar pessoas que cuidem exclusivamente da rematrícula, é importante deixar claro quem serão as responsáveis por coordenar e executar as ações envolvidas na campanha.

3. Seja mais flexível na negociação com inadimplentes

Empenhe-se na busca do pagamento das mensalidades atrasadas dos alunos inadimplentes. A pandemia do coronavírus veio a tornar este tipo de situação ainda mais comum. Todas as instituições de ensino privadas enfrentam este problema. Observe alguns pontos a serem considerados na negociação com pais ou responsáveis:

  • Crie um protocolo para o contato com os responsáveis pelos pagamentos;
  • Registre toda a negociação com cuidado, prazos combinados e datas;
  • Defina uma equipe com profissionais especializados para realizar as cobranças;
  • Use de toda a delicadeza e ética no trato com os clientes. Muitos se sentem constrangidos por estarem nesta situação.

4. Ofereça descontos e vantagens

Quem não gosta de um bom desconto ou de alguma facilidade na hora de fazer um pagamento? Nesse caso, você pode usar como critério oferecer mais vantagens para aqueles que assinarem os contratos de rematrícula até determinada data. Outra alternativa é dar descontos maiores para os primeiros pais a fazerem a rematrícula.

Uma campanha de matrícula com bons resultados é um dos elementos que ajudam no sucesso de uma franquia de idiomas. Para se inspirar em bons exemplos para continuar neste caminho de êxito, conheça histórias de franqueados de sucesso.

Homem negro, careca, vestindo um blazer escuro, sorrindo e com o logo da Wizard à frente

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